الأسئلة الشائعة عن البريد

س: كيف أقوم بإعداد بريدي الصادر للاستلام عن طريق الرسائل القصيرة؟

ج: يجب تجميع البريد المشترك بين الوكالات والبريد المحلي والبريد الذي يتطلب خدمات خاصة والبريد الجماعي بشكل منفصل. ضع بطاقة بريد محددة مع رمز إيقاف البريد الصحيح على جميع حزم البريد ونتوقع البريد المشترك بين الوكالات.

س: هل ستتم معالجة بريدي في نفس اليوم الذي يتم فيه استلامه عن طريق الرسائل القصيرة؟

ج: سيتم معالجة جميع البريد الصادر، باستثناء البريد بالجملة، عن طريق الرسائل النصية القصيرة واستلامه من قبل USPS في نفس اليوم الذي يتم استلامه منك. يجب أن يصل أي بريد تخدمه منشأتنا قبل 3:30 مساءً للمعالجة المضمونة في نفس اليوم. ستتم معالجة البريد المجمع في غضون يومي عمل من الاستلام.

س: ما هو الوقت الذي نحتاجه لتسليم الطلبات بين عشية وضحاها إلى الرسائل القصيرة؟

ج: ستقوم SMS بمعالجة جميع البريد والطرود الموجودة بحوزتنا كل يوم، ولكن قد لا تضمن USPS وUPS التسليم إذا تم استلامها في وقت متأخر من اليوم. اتصل بـ SMS للتحقق من الوقت النهائي للوجهة التي ترسل إليها البريد.

س: هل تتعامل SMS مع الطرود التي تقدمها UPS أو FedEx أو Airborne Express أو DHL؟

أ: لدى ولاية Virginia عقد إلزامي مع شركة UPS لشحن الطرود. إذا كانت وكالتك تستخدم خدمات قياس الرسائل النصية القصيرة، فيمكنك استكمال نموذج شحن الرسائل النصية القصيرة من UPS وإرفاقه بحزمة حتى تتمكن الرسائل النصية القصيرة من التقاطها في المرة التالية التي نزور فيها مكتبك. أرفق النموذج بشريط واحد لتمكين الرسائل القصيرة من الإزالة أثناء المعالجة.

س: كيف ستتم محاسبتي على إرسال البريد والحزم؟

يجب أن تحتوي جميع الرسائل والطرود المرسلة إلى SMS للمعالجة على بطاقة بريدية مقيسة أو نموذج شحن SMS UPS مكتمل. ستتلقى وكالتك فاتورة شهرية لإجمالي رسوم البريد المستخدمة إلى جانب تقرير يعرض جميع المعاملات للشهر مع الإجماليات الفرعية حسب الميزانية أو رمز التكلفة. رمز الميزانية أو التكلفة الذي تضعه على بطاقة Metered Mail هو المكان الذي ستتم فيه محاسبة رسوم البريد.

س: ما هي الطريقة الصحيحة لتصميم قطعة بريد؟

ج: هناك العديد من اللوائح لتصميم قطع البريد، وهناك أنواع مختلفة من قطع البريد. تختلف معايير التصميم بناءً على حجم البريد ونوعه. اتصل بـ SMS في وقت مبكر من مراحل التخطيط للتأكد من تلبية جميع اللوائح البريدية لتوفير تكاليف البريد.

س: كيف يمكنني إنشاء مغلف الرد التجاري؟

أ: يجب أن تكون مظاريف الرد والبطاقات التجارية مصممة بحيث تتوافق مع لوائح USPS. اتصل بـ SMS للمساعدة في التصميم والتنسيق.

س: هل يمكن للرسائل القصيرة ختم المغلفات؟

ج: يمكن للرسائل القصيرة ختم مغلفات بحجم الحرف إذا كانت اللوحات مفتوحة ومتداخلة في بعضها البعض. يجب عليك ختم المغلفات الكبيرة قبل الاستلام عن طريق الرسائل القصيرة.

س: هل يمكن قياس المغلفات مسبقًا وحشوها لاحقًا من قبل مكتبنا؟

ج: نعم، ولكن لا ينصح بذلك. يجب إرسال البريد المقنن بالبريد في التاريخ الذي يظهر في بصمة العداد. إذا لم تكمل المهمة أو قمت بقياس عدد كبير جدًا من المغلفات، فلديك مخزون من المغلفات عليها تاريخ قديم ولا يمكن استخدامها.

س: أين أضع بطاقة البريد المقننة على بريدي الصادر؟

ج: ضع بطاقة البريد المقننة عموديًا أمام قطعة البريد الأولى وقم بتجميعها معًا بشريط مطاطي أو مشبك ورقي.

س: هل أحتاج إلى بطاقة بريد محددة على كل قطعة بريد؟

ج: تحتاج فقط إلى بطاقة بريد محددة واحدة لكل حزمة بريد. يجب إنشاء حزمة مختلفة لكل ميزانية أو رمز تكلفة. إذا كنت ترسل صندوقًا أو حزمة لا يمكن تجميعها، فقم بربط بطاقة بريدية مقننة بكل صندوق أو حزمة أو نموذج شحن SMS UPS مع شريط واحد من الشريط لتمكين SMS من إزالته أثناء المعالجة.

س: كيف ستتم محاسبتي على إرسال البريد والحزم؟

ج: يجب عليك إرفاق بطاقة بريدية مكتملة القياس أو نموذج شحن SMS UPS بجميع البريد والطرود المرسلة إلى SMS للمعالجة. يتم استخدام هذه النماذج لتحديد تكاليف الشحن لوكالتك. سترسل SMS لوكالتك فاتورة شهرية لإجمالي رسوم البريد المستخدمة مع تقرير يشير إلى جميع المعاملات لهذا الشهر مع الإجماليات الفرعية حسب الميزانية أو رمز التكلفة. الميزانية أو رمز التكلفة الذي تضعه على بطاقة البريد المقننة هو المكان الذي سيتم فيه تحصيل رسوم البريد.

س: ماذا يعني إرسال البريد؟

ج: عندما يتم فرز البريد مسبقًا، يتم تطبيق الباركود البريدي على قطعة البريد. يتم خلطه مع بريد الوكالات الأخرى لتلبية متطلبات الحد الأدنى لحجم USPS ويتم فرزه حسب ترتيب الرمز البريدي. هذا يؤهل قطعة البريد للحصول على رسوم بريدية مخفضة.

س: ما الفرق بين البريد القياسي الذي تم فرزه مسبقًا (البريد الجماعي سابقًا) والبريد من الدرجة الأولى؟

ج: هناك العديد من الاختلافات بما في ذلك المحتويات وتكاليف البريد والإعداد وسرعة التسليم. لا يمكن إرسال العناصر المخصصة (مثل كشوف الحساب والفواتير وما إلى ذلك) بالبريد وفقًا لمعايير محددة مسبقًا. يجب أن يتم إرسالها كبريد من الدرجة الأولى. يتم استخدام معيار Presort لإرسال العناصر العامة بالبريد (النشرات الإخبارية والإشعارات وما إلى ذلك). تكون رسوم البريد للطرود القياسية المصنفة مسبقًا أقل من رسوم البريد من الدرجة الأولى ولكن يجب أن تفي بمتطلبات الفرز المحددة التي وضعها USPS. سيتم تسليم معظم البريد من الدرجة الأولى في غضون 1 إلى 2 يومًا داخل Virginia. يستغرق التسليم القياسي المسبق عادةً 7 إلى 10 يومًا داخل Virginia.

س: كم عدد قطع البريد المطلوبة لإرسال بريد جماعي؟

ج: قطع 200 أو 50 رطل من البريد هي الحد الأدنى لمتطلبات البريد بالجملة.

س: ما هي مؤشرات التصريح؟

ج: مؤشر التصريح هو تسمية مطبوعة على قطعة بريدية (بدلاً من البريد الفعلي) لدفع رسوم البريد بموجب رقم تصريح محدد. يجب أن تتضمن المؤشرات الشائعة فئة البريد، ورقم التصريح المستخدم، والمدينة والولاية التي تم إصدار التصريح فيها، والعبارة " U.S. POSTAGE PAID. "

س: هل يمكنني وضع البريد التصاريح في صندوق الإيداع USPS؟

ج: لا. لإدخال بريد إلكتروني باستخدام تصريح، يجب أن يتكون البريد من 200 قطعة متطابقة على الأقل. يجب ملء نماذج USPS باسم المرسل ورقم التصريح والتاريخ وعدد القطع وتكلفة كل قطعة وإجمالي البريد الذي سيتم فرضه على حساب رقم التصريح. يجب تقديم البريد إلى وحدة إدخال بريد الأعمال في مكتب البريد الذي يصدر رقم التصريح.

س: ما الفرق بين الحرف والشقة؟

ج: للتأهل كرسالة، يجب أن يكون طول قطعة البريد 3 ½ بوصة كحد أدنى × 5 بوصة طولًا و.007 بسمك بوصة، ولكن ليس أكبر من 6 1/8 بوصة ارتفاعًا × 11 1/2 بوصة طولاً وسمكًا 1/4 بوصة. المسطح عبارة عن قطعة بريد أكبر من 6 1/8 بوصة في الارتفاع × 11 ½ بوصة طولاً و 1/4 بوصة سُمكًا ولكن أصغر من 12 بوصة في الارتفاع × 15 بوصة طولاً و 3/4 بوصة سمكًا.

س: متى أستخدم النموذج الجمركي؟ ما النموذج الذي أستخدمه؟

ج: البريد الدولي الذي يقل وزنه عن رطل واحد لا يتطلب نموذجًا جمركيًا. يتطلب البريد الدولي الذي يتراوح وزنه بين رطل واحد وأربعة أرطال نموذج USPS 2976 الأخضر والأبيض. يتطلب البريد الدولي الذي يزيد وزنه عن أربعة أرطال نموذج USPS 2976-A الأبيض الأكبر حجمًا. يرجى ملء النماذج بالكامل وإرفاقها بالحزمة الخاصة بك.